Parte 1 ISO 19011: 2018 -Directrices para auditar Sistemas de Gestión

Se han publicado varios estándares nuevos del sistema de gestión, muchos de los cuales tienen una estructura común, requisitos básicos idénticos, términos comunes y definiciones básicas.

Introducción

Se han publicado varios estándares nuevos del sistema de gestión, muchos de los cuales tienen una estructura común, requisitos básicos idénticos, términos comunes y deﬁniciones básicas. Como resultado, es necesario considerar un enfoque más amplio para la auditoría del sistema de gestión, así como proporcionar una guía que sea más genérica. Los resultados de la auditoría pueden proporcionar información para el aspecto de análisis de la planiﬁcación comercial y pueden contribuir a la identiﬁcación de las necesidades y actividades de mejora.

Se puede realizar una auditoría en relación con una variedad de criterios de auditoría, por separado o en combinación, que incluyen, entre otros:

Requisitos definidos en una o más normas delsistema de gestión
Políticas y requisitos especificados por las partesinteresadas pertinentes
Requisitoslegales y reglamentarios
Uno o más procesos delsistema de gestión definidos por la organización u otras partes
Plan (es) delsistema de gestión relacionado con la provisión de productos específicos de un sistema de
gestión (por ejemplo, plan de calidad, plan del proyecto).

Tipos de Auditorías

Este documento proporciona una guía para todos los tamaños y tipos de organizaciones y auditorías de diferentes alcances y escalas, incluidas aquellas realizadas por grandes equipos de auditoría, generalmente de organizaciones más grandes, y aquellas realizadas por auditores individuales, ya sea en organizaciones grandes o pequeñas. Esta orientación debería adaptarse según corresponda al alcance, la complejidad y la escala del programa de auditoría. Este documento se concentra en auditorías internas (primera parte) y auditorías realizadas por organizaciones sobre sus proveedores externos y otras partes interesadas externas (segunda parte). Este documento también puede ser útil para auditorías externas realizadas para ﬁnes distintos de la certiﬁcación del sistema de gestión de terceros. ISO/IEC 17021-1 proporciona requisitos para la Auditoría de sistemas de gestión para la certiﬁcación de terceros; este documento puede proporcionar una guía adicional útil (ver Tabla 1)

Objetivo

Este documento proporciona orientación sobre la gestión de un programa de auditoría,sobre la planificación y la realización de auditorías de sistemas de gestión, así como sobre la competencia y la evaluación de un auditor y un equipo de auditoría.

Contenido

1. Alcance

Este documento proporciona orientación sobre auditoría a sistemas de gestión, incluidos los principios de auditoría, la gestión de un programa de auditoría y la realización de auditorías del sistema de gestión, así como orientación sobre la evaluación de la competencia de las personas involucradas en el proceso de auditoría. Estas actividades incluyen las personas que administran el programa de auditoría, los auditores y los equipos de auditoría.

Es aplicable a todas las organizaciones que necesitan planiﬁcar y llevar a cabo auditorías internas o externas de los sistemas de gestión o administrar un programa de auditoría. La aplicación de este documento a otros tipos de auditorías es posible, siempre que se otorgue una consideración especial a la competencia especíﬁca necesaria.

Para simpliﬁcar la legibilidad de este documento, se preﬁere la forma singular de “sistema de gestión”, pero el lector puede adaptar la implementación de la guía a su propia situación. Esto también se aplica al uso de “individuo” e “individuos”, “auditor” y “auditores”.

Este documento está destinado a aplicarse a una amplia gama de usuarios potenciales, incluidos auditores, organizaciones que implementan sistemas de gestión y organizaciones que necesitan llevar a cabo auditorías de sistemas de gestión por razones contractuales o reglamentarias. Sin embargo, los usuarios de este documento pueden aplicar esta guía para desarrollar sus propios requisitos relacionados con la auditoría.

La orientación contenida en este documento también se puede utilizar para ﬁnes de autodeclaración y puede ser útil para las organizaciones involucradas en la capacitación de auditores o la certiﬁcación de personal.

La guía en este documento pretende ser flexible. Como se indica en varios puntos del texto, el uso de esta guía puede variar según el tamaño y el nivel de madurez del sistema de gestión de una

organización. La naturaleza y la complejidad de la organización que se auditará, así como también los objetivos y el alcance de las auditorías que se llevarán a cabo, también deberían considerarse.

Este documento adopta el enfoque combinado de auditoría cuando se auditan juntos dos o más sistemas de gestión de diferentes disciplinas. Cuando estos sistemas se integran en un solo sistema de gestión, los principios y procesos de auditoría son los mismos que para una auditoría combinada (a veces conocida como auditoría integrada).

2. Referencias Normativas

No hay referencias normativas que se citen en este documento

3. Términos y Definiciones

Para ﬁnes de este documento, se aplican los siguientes términos y deﬁniciones. ISO e IEC mantienen bases de datos terminológicas para su uso en la estandarización en las siguientes direcciones:

Plataforma de navegación en línea ISO: disponible en https://www.iso.org/obp
IEC Electropedia: disponible en http://www.electropedia.org/

Auditoría

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia objetiva (3.8) y evaluarla objetivamente para determinar en qué medida se cumplen los criterios de auditoría (3.7)

Nota 1: Las auditorías internas, a veces llamadas auditorías de primera parte, son realizadas por, o en nombre de, la organización misma.

Nota 2: Las auditorías externas incluyen aquellas generalmente llamadas auditorías de segunda y tercera parte. Las auditorías de segunda parte se llevan a cabo por las partes que tienen un interés en la organización, como los clientes, o por otras personas en su nombre. Las auditorías de tercera parte son llevadas a cabo por organizaciones de auditoría independientes, como aquellas que proporcionan certificación / registro de conformidad o agencias gubernamentales.

[FUENTE: ISO 9000: 2015, 3.13.1, modiﬁcado – Las notas de entrada han sido modiﬁcadas]

Auditoría Combinada

Auditoría (3.1) llevada a cabo conjuntamente en un único auditado (3.13) para dos o más sistemas de gestión (3.18)

Nota 1: Cuando se integran dos o más sistemas de gestión específlcos de la disciplina en un único sistema de gestión, esto se conoce como un sistema integrado de gestión (SIG).

[FUENTE: ISO 9000: 2015, 3.13.2, modificado]

Auditoría Conjunta

Auditoría (3.1) llevada a cabo en un auditado único (3.13) por dos o más organizaciones de auditoría [FUENTE: ISO 9000: 2015, 3.13.3]

Programa Auditoría

Arreglos para un conjunto de una o más auditorías (3.1) planiﬁcadas para un marco de tiempo especíﬁco y dirigidas hacia un propósito especíﬁco

[FUENTE: ISO 9000: 2015, 3.13.4, modiﬁcado – la redacción se ha agregado a la deﬁnición]

Alcance de Auditoría

Alcance y límites de una auditoría (3.1)

Nota 1: El alcance de la auditoría generalmente incluye una descripción de las ubicaciones físicas y virtuales, funciones, unidades organizativas, actividades y procesos, así como el período de tiempo cubierto.

Nota 2: Una ubicación virtual es cuando una organización realiza un trabajo o proporciona un servicio usando un entorno en línea que permite a las personas, independientemente de las ubicaciones físicas, ejecutar procesos.

[FUENTE: ISO 9000: 2015, 3.13.5, modiﬁcado – Se modiﬁcó la Nota 1, se agregó la Nota 2]

Plan de Auditoría

Descripción de las actividades y los arreglos para una auditoría (3.1) [FUENTE: ISO 9000: 2015, 3.13.6]

Criterios de Auditoría

Conjunto de requisitos (3.23) utilizados como referencia con respecto a los cuales se compara la evidencia objetiva (3.8)

Nota 1: Si los criterios de auditoría son legales (incluidos los requisitos legales o reglamentarios), las palabras “cumplimiento” o “incumplimiento” a menudo se utilizan en una conclusión de auditoría (3.10). Nota 2: los requisitos pueden incluir políticas, procedimientos, instrucciones de trabajo, requisitos legales, obligaciones contractuales, etc.

[FUENTE: ISO 9000: 2015, 3.13.7, modiﬁcado: la deﬁnición ha cambiado y se han agregado notas 1 y 2]

Evidencia Objetiva

Datos que respaldan la existencia o la verdad de algo

Nota 1: La evidencia objetiva se puede obtener a través de observación, medición, prueba o por otros medios.

Nota 2: La evidencia objetiva para el propósito de la auditoría (3.1) generalmente consiste en registros, declaraciones de hechos u otra información que son relevantes para los criterios de auditoría (3.7) y veriflcables.

[FUENTE: ISO 9000: 2015, 3.8.3]

Pruebas de Auditoría

Registros, declaraciones de hechos u otra información, que sean relevantes para los criterios de auditoría (3.7) y veriﬁcables

[FUENTE: ISO 9000: 2015, 3.13.8]

Resultados de Auditoría

Resultados de la evaluación de la evidencia de auditoría recopilada (3.9) contra los criterios de auditoría (3.7)

Nota 1: los hallazgos de la auditoría indican conformidad (3.20) o no conformidad (3.21).

Nota 2: los hallazgos de la auditoría pueden conducir a la identiflcación de riesgos, oportunidades de mejora o registro de buenas prácticas.

Nota 3: en inglés, si los criterios de auditoría se seleccionan de entre los requisitos legales o los requisitos reglamentarios, el hallazgo de la auditoría se denomina cumplimiento o incumplimiento.

[FUENTE: ISO 9000: 2015, 3.13.9, modiﬁcado – Las notas 2 y 3 se han modiﬁcado]

Conclusión de la Auditoría

Resultado de una auditoría (3.1), después de considerar los objetivos de auditoría y todos los hallazgos de auditoría (3.10)

[FUENTE: ISO 9000: 2015, 3.13.10]

Cliente de Auditoría

Organización o persona que solicita una auditoría (3.1)

Nota 1: en el caso de la auditoría interna, el cliente de auditoría también puede ser el auditado (3.13) o la persona (s) que administra el programa de auditoría. Las solicitudes de auditoría externa pueden provenir de fuentes tales como reguladores, partes contratantes o clientes potenciales o existentes.

[FUENTE: ISO 9000: 2015, 3.13.11, modiﬁcado – Se agregó la nota 1]

Auditado

Organización en su totalidad o partes de ella siendo auditada [FUENTE: ISO 9000: 2015, 3.13.12, modiﬁcado]

Equipo de Auditoría

Una o más personas que realizan una auditoría (3.1), apoyadas si es necesario por expertos técnicos (3.16) Nota 1: un auditor (3.15) del equipo de auditoría (3.14) es designado como el líder del equipo de auditoría. Nota 2: El equipo de auditoría puede incluir auditores en capacitación.

[FUENTE: ISO 9000: 2015, 3.13.14]

Auditor

Persona que realiza una auditoría (3.1) [FUENTE: ISO 9000: 2015, 3.13.15]

Experto Técnico

Persona que proporciona conocimientos o experiencia especíﬁcos al equipo de auditoría (3.14) Nota 1: el conocimiento específlco o experiencia se relaciona con la organización, la actividad, el proceso, el producto, el servicio, la disciplina que se auditará, el idioma o la cultura.

Nota 2: Un experto técnico del equipo de auditoría (3.14) no actúa como auditor (3.15).

[FUENTE: ISO 9000: 2015, 3.13.16, modiﬁcado – Las notas de la entrada 1 y 2 han sido modiﬁcadas]

Observador

Individuo que acompaña al equipo de auditoría (3.14) pero que no actúa como auditor (3.15) [FUENTE: ISO 9000: 2015, 3.13.17, modiﬁcado]

Sistema de Gestión

Conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan de una organización para establecer políticas y objetivos, y procesos (3.24) para lograr esos objetivos

Nota 1: un sistema de gestión puede abordar una única disciplina o varias disciplinas, por ejemplo; gestión de calidad, gestión flnanciera o gestión ambiental.

Nota 2: los elementos del sistema de gestión establecen la estructura, los roles y las responsabilidades de la organización, planiflcación, operación, políticas, prácticas, reglas, creencias, objetivos y procesos para alcanzar esos objetivos.

Nota 3: El alcance de un sistema de gestión puede incluir la totalidad de la organización, funciones específlcas e identiflcadas de la organización, secciones específlcas e identiflcadas de la organización, o una o más funciones en un grupo de organizaciones.

[FUENTE: ISO 9000: 2015, 3.5.3, modiﬁcado – Se eliminó la nota 4]

Riesgo

Efecto de incertidumbre

Nota 1: Un efecto es una desviación de lo esperado – positivo o negativo.

Nota 2: La incertidumbre es el estado, incluso parcial, de la deflciencia de información relacionada con, la comprensión o el conocimiento de un evento, su consecuencia y probabilidad.

Nota 3: El riesgo a menudo se caracteriza por referencia a eventos potenciales (como se deflne en la Guía ISO 73:2009, 3.5.1.3) y consecuencias (como se deflne en la Guía ISO 73:2009, 3.6.1.3), o una combinación de estos.

Nota 4: El riesgo a menudo se expresa en términos de una combinación de las consecuencias de un evento (incluidos los cambios en las circunstancias) y la probabilidad asociada (según se define en la Guía ISO 73:2009, 3.6.1.1) de ocurrencia.

[FUENTE: ISO 9000: 2015, 3.7.9, modiﬁcado – Las notas de la entrada 5 y 6 se han eliminado]

Conformidad

Cumplimiento de un requisito (3.23)

[FUENTE: ISO 9000: 2015, 3.6.11, modiﬁcado – La nota 1 ha sido eliminada]

No Conformidad

Incumplimiento de un requisito (3.23)

[FUENTE: ISO 9000: 2015, 3.6.9, modiﬁcado – Se ha eliminado la entrada 1]

Competencia

Capacidad de aplicar conocimientos y habilidades para lograr los resultados previstos [FUENTE: ISO 9000: 2015, 3.10.4, modiﬁcado – Las notas de entrada se han eliminado]

Requisito

Necesidad o expectativa que se establece, generalmente implícita u obligatoria

Nota 1: “Generalmente implícito” signiflca que es costumbre o práctica común para la organización y las partes interesadas que la necesidad o expectativa bajo consideración sea implícita.

Nota 2: Un requisito específlco es uno que se establece, por ejemplo, en información documentada.

[FUENTE: ISO 9000: 2015, 3.6.4, modiﬁcado – Se eliminaron las notas de la entrada 3, 4, 5 y 6]

Proceso

Conjunto de actividades interrelacionadas o interactivas que usan insumos para entregar un resultado deseado

[FUENTE: ISO 9000: 2015, 3.4.1, modiﬁcado – Se han eliminado las notas de entrada]

Resultado Medible del rendimiento

Nota 1: El rendimiento puede relacionarse con hallazgos cuantitativos o cualitativos.

Nota 2: El rendimiento puede relacionarse con la gestión de actividades, procesos (3.24), productos, servicios, sistemas u organizaciones.

[FUENTE: ISO 9000: 2015, 3.7.8, modiﬁcado – La nota 3 ha sido eliminada]

Efectividad

Medida en que se realizan las actividades planiﬁcadas y se logran los resultados planiﬁcados

[FUENTE: ISO 9000: 2015, 3.7.11, modiﬁcado – Se eliminó la nota 1]

ISO 19011 : 2018 -Directrices para auditar Sistemas de Gestión – Parte 2

Nuestros Servicios de Consultoría y Plataforma Soul Q te apoyan para la Gestión Normativa, Eﬁcientar las evidencias requeridas como parte de la Matriz de Responsabilidades acorde al Rol de cada empleado que tiene a su cargo cualquier documento como parte de la operación y cumplimiento Legal en pro de apoyar a la Mejora Continua, fortalecer las acciones entorno al Compliance, así como en apoyo de las Auditorías correspondientes.